Wat maakt een bericht aan een kandidaat goed?
Iemand die niet actief zoekt, beslist in een paar seconden of een bericht voor hem bedoeld is of voor iedereen. De meeste recruitmentberichten zakken voor die test om dezelfde reden: ze gaan over de vacature en niet over de persoon. Een goed bericht beantwoordt eerst de vraag "waarom ik?" en pas daarna "wat is de baan?".
- Noem iets wat echt in het profiel staat. Een project, een overstap, een combinatie van vaardigheden. Niet "je indrukwekkende achtergrond".
- Zeg waarom dit een stap kan zijn. Meer verantwoordelijkheid, een ander soort product, minder reistijd, een technische uitdaging. Koppel het aan waar iemand nu staat.
- Geef de feiten die mensen willen weten. Functie, soort bedrijf, locatie of thuiswerkbeleid, en een salarisindicatie als dat kan.
- Stel een kleine vraag. "Zin in een belletje van een kwartier volgende week?" beantwoord je makkelijker dan "laat je beschikbaarheid weten en stuur je cv".
- Schrijf als een mens. Korte zinnen, geen jargon, je eigen naam en hoe ze je bereiken.
Hoe lang maak je een bericht, per situatie?
Korter is bijna altijd beter. Volgens LinkedIn Help mag een InMail in LinkedIn Recruiter een onderwerpregel van 200 tekens en een tekst van 1.900 tekens hebben. Een goed eerste bericht gebruikt daar zelden meer dan een derde van.
Eerste berichten: welke voorbeelden werken bij eerste contact?
De voorbeelden gebruiken fictieve kandidaten en bedrijven. Vervang elk detail door iets wat je echt in het profiel hebt gelezen. Een sjabloon vol algemene complimenten werkt slechter dan helemaal geen sjabloon.
1. Eerste bericht aan een sterke match (LinkedIn InMail)
Onderwerp: Jouw Kafka-migratie bij een logistieke scale-up
Hoi Daniël, ik zag dat jij bij Routelab de overstap van batchjobs naar Kafka hebt geleid. Een klant van ons, een Rotterdams bedrijf dat planningssoftware voor havens bouwt, gaat precies dat doen op veel grotere schaal. Ze zoeken een senior backend engineer die het gaat trekken. Hybride, twee dagen op kantoor, salaris tussen € 75.000 en € 90.000. Heb je volgende week een kwartiertje om er meer over te horen? Groet, Lotte
Waarom het werkt: de onderwerpregel gaat over zijn werk, de eerste zin laat zien dat het profiel echt gelezen is, en de feiten die de doorslag geven (inhoud, locatie, salaris) staan er gewoon in.
2. Eerste bericht aan een passieve kandidaat
Hoi Priya, je werkt al zes jaar bij Northwind en hebt daar het klinische datateam vanaf nul opgebouwd. Ik gok dus dat je niet zoekt. Ik vraag het toch, want een ziekenhuisgroep waarmee ik werk zoekt iemand die precies dat gaat doen voor drie locaties. Geen cv nodig en geen verplichtingen. Zou een kort gesprek de komende weken nuttig zijn, al is het maar om te weten wat er speelt? Hartelijke groet, Tom
Waarom het werkt: het bericht erkent dat ze niet zoekt, dat haalt de druk weg. Het biedt informatie in plaats van een toezegging te vragen.
3. Kort bericht voor technische functies en buitendienst
Hoi Mark, ik zie dat je servicemonteur bent op verpakkingslijnen en PLC-ervaring hebt. Een voedingsmiddelenproducent bij Eindhoven zoekt iemand voor hun eigen onderhoudsteam: niet meer het land door, dagdienst, bus blijft thuis staan. Wil je de details? Ik stuur ze hier of bel je even, wat jij prettig vindt. Groet, Sander
Waarom het werkt: monteurs lezen berichten vaak tussen twee klussen op hun telefoon. De grootste verandering (niet meer reizen, dagdienst) staat in een regel, en de kandidaat kiest zelf het kanaal.
4. Discreet bericht voor een senior of executive functie
Geachte mevrouw De Vries, in opdracht van de raad van bestuur van een middelgrote Nederlandse verzekeraar zoek ik vertrouwelijk naar een CFO. Uw rol bij de IFRS 17-transitie bij uw huidige werkgever sluit direct aan bij wat deze organisatie de komende twee jaar te doen staat. Ik ga graag vertrouwelijk met u in gesprek, op een moment dat u schikt. Met vriendelijke groet, Jeroen Bakker
Waarom het werkt: formele toon, vertrouwelijkheid meteen benoemd, en een concrete reden die aansluit bij de uitdaging van de organisatie in plaats van bij een functieomschrijving.
Follow-up: wat stuur je als er geen reactie komt?
Veel reacties komen pas na een follow-up, niet na het eerste bericht. Juist daarom mag opvolgen niet afhangen van of een recruiter eraan denkt. Twee follow-ups zijn meestal genoeg, en elke follow-up voegt iets toe. "Even een reminder" voegt niets toe.
5. Eerste follow-up, na vier tot vijf werkdagen
Hoi Daniël, wat ik nog niet noemde: het team werkt in Kotlin en begint binnenkort met event sourcing. Dat ligt dicht bij wat jij bij Routelab deed. Ik vertel je er graag meer over in een kort gesprek, als het je aanspreekt. Lotte
Waarom het werkt: het voegt een nieuw, relevant feit toe en herhaalt de makkelijke vraag zonder schuldgevoel op te wekken.
6. Laatste follow-up: netjes afsluiten
Hoi Daniël, ik ga je inbox niet blijven vullen. Is de timing niet goed, dan is dat helemaal prima. Verandert dat de komende maanden, stuur me dan gerust een bericht. Succes met de migratie! Lotte
Waarom het werkt: een duidelijk einde is respectvol en levert vaak toch een reactie op: een ja, of een bruikbaar "nu niet, probeer het in het voorjaar".
7. Reactie op "nu even niet"
Dank je voor je reactie, Priya, fijn dat je het laat weten. Mag ik vragen wat een overstap in de toekomst wel interessant zou maken? Dan neem ik alleen contact op als er echt iets past. Tom
Waarom het werkt: een nee wordt informatie voor een volgende zoektocht, en je belooft relevantie in plaats van meer berichten.
Doorverwijzen en opnieuw benaderen: welke berichten leveren meer op dan één kandidaat?
Niet elk goed bericht gaat over de ontvanger zelf. Sommige van de beste aannames komen via mensen die zelf niet willen, maar wel iemand kennen.
8. Vragen om een doorverwijzing
Hoi Anouk, ik begrijp dat de IC-functie nu niets voor jou is. Misschien ken je iemand voor wie het wel interessant is: een IC-verpleegkundige in de regio Utrecht die graag voorspelbaardere roosters wil. Schiet je iemand te binnen, dan hoor ik het graag. Die persoon mag me natuurlijk ook zelf een bericht sturen. Groet, Fleur
Waarom het werkt: het beschrijft de gezochte persoon in een zin en maakt doorsturen makkelijk, zonder dat de ontvanger voor iemand hoeft in te staan.
9. Een sterke kandidaat van eerder opnieuw benaderen
Hoi Youssef, vorig jaar zat je in de laatste ronde voor de functie als data engineer bij een fintech waarmee ik werk. Ze hebben het nog steeds over je case. Nu komt er een leadrol vrij die beter past bij jouw ervaring. Sta je ervoor open om daar meer over te horen? Emma
Waarom het werkt: het bouwt voort op een gedeelde geschiedenis, geeft een oprecht en concreet compliment en legt uit waarom deze functie anders is.
10. Eerste e-mail met privacyzin
Onderwerp: Planner bij een familiebedrijf in de logistiek bij Venlo
Hoi Kevin, ik kwam je openbare LinkedIn-profiel tegen en zag dat je al vijf jaar cross-dock-operaties plant. Een logistiek familiebedrijf bij Venlo zoekt een senior planner die meer invloed wil op hoe de planning is ingericht. Dagdienst, vast contract. Heb je deze of volgende week een kwartier om te bellen? Je gegevens heb ik van je openbare profiel. Wil je niet meer door mij benaderd worden, antwoord dan "nee, dank je" en ik verwijder ze. In onze privacyverklaring lees je hoe we met je gegevens omgaan. Met vriendelijke groet, Nina, Talentbureau Noord
Waarom het werkt: het bericht zegt waar de gegevens vandaan komen en hoe iemand zich afmeldt. Dat helpt bij de transparantie die de AVG vraagt, zonder dat het bericht een juridische tekst wordt.
Wat zet je nooit in een bericht aan een kandidaat?
Berichten die kandidaten negeren, bevatten meestal dezelfde fouten. Vermijd je die, dan zijn je berichten al beter dan het meeste wat in de inbox van een goede kandidaat belandt.
- Nep-personalisatie. "Ik was onder de indruk van je profiel" zonder iets concreets zegt precies het tegenovergestelde.
- De hele vacaturetekst. Link ernaar of bied hem aan; plak hem niet in het bericht.
- Om een cv vragen in het eerste bericht. Dan maak je van een gesprek een sollicitatie.
- Druk en haast. "Alleen deze week" of "de klant heeft gisteren iemand nodig" is jouw probleem, niet dat van de kandidaat.
- Vage werkgeversomschrijvingen. "Een toonaangevende speler in zijn branche" zegt niets. Beschrijf liever het product, de omvang of de locatie.
- Foute gegevens. Een verkeerde naam, functie of werkgever en het gesprek is voorbij. Automatisering maakt dat erger als niemand de data controleert.
- Eindeloos opvolgen. Na twee follow-ups zonder reactie stop je.
Wat betekent de AVG voor het benaderen van kandidaten?
Benader je iemand van wie je de gegevens niet van die persoon zelf hebt gekregen, bijvoorbeeld via een openbaar LinkedIn-profiel, dan moet je diegene volgens de AVG informeren over de verwerking: uiterlijk binnen een maand, of op het moment van het eerste contact als je de gegevens gebruikt om iemand te benaderen. In de praktijk zetten recruiters daarom vaak een korte zin in het eerste bericht: waar ze de gegevens vonden, een link naar de privacyverklaring en een makkelijke manier om af te melden.
Houd de gegevens ook beperkt: bewaar wat je nodig hebt voor deze zoektocht, niet alles wat je kunt vinden, en verwijder het als het doel voorbij is. Deze gids is geen juridisch advies. In onze gids over de AVG en kandidaten benaderen lees je meer over grondslag, bewaartermijnen en bezwaar.
Hoe maak je 200 berichten persoonlijk zonder sjabloon?
Tien goede berichten schrijven is vakwerk. Er 200 per week schrijven, elk op basis van een ander profiel, en ze allemaal op tijd opvolgen: daar lopen recruiters uit hun uren en grijpen ze terug naar een standaardtekst. AIcruiters schrijft per kandidaat een persoonlijk bericht op basis van profiel en vacature en volgt consequent op. Jullie team bepaalt de toon, de regels en of elk bericht goedkeuring nodig heeft. Positieve reacties gaan met het volledige gesprek naar een recruiter.
- Bericht per kandidaat op basis van profiel en vacature
- Jullie tone of voice en regels; goedkeuring op outreach als je dat wilt
- Consequente opvolging, positieve reacties naar een recruiter
Hoe weet je of je berichten werken?
Houd per sjabloon en per functie twee cijfers bij: het reactiepercentage en het percentage positieve reacties. Veel reacties maar vooral "nee, dank je" betekent dat het bericht gelezen wordt, maar dat de functie of de doelgroep niet klopt. Weinig reacties betekent meestal dat de eerste zin niet laat zien waarom juist deze kandidaat gekozen is.
Verander een ding tegelijk: de onderwerpregel, de eerste zin of de vraag aan het eind. En kijk verder terug: een bericht repareert geen zoekopdracht die de verkeerde mensen vond. Beter richten begint bij het zoeken zelf; lees onze gids over Boolean zoeken of laat het platform zoeken, ranken en benaderen in een workflow combineren.