Time to hire en cost per hire: zo meet en verbeter je ze

Wat is time to hire?

Time to hire meet hoe lang het duurt om een kandidaat van eerste contact naar een geaccepteerd aanbod te brengen. Het startpunt is de dag dat de kandidaat in je pijplijn komt: hij solliciteert, of een sourcer of agent benadert hem. Het eindpunt is de dag van acceptatie. De formule: time to hire = datum acceptatie aanbod min datum waarop de kandidaat in het proces kwam, gemiddeld over alle aannames in een periode.

Omdat de meting bij de kandidaat begint, zegt time to hire vooral iets over je selectieproces: hoe snel je screent, gesprekken plant, feedback ophaalt en een aanbod doet. Een lange time to hire wijst meestal op trage besluiten en volle agenda's, niet op een tekort aan kandidaten.

Hoe bereken je cost per hire?

Voor cost per hire tel je alles op wat je in een periode aan werving uitgeeft en deel je dat door het aantal mensen dat je in die periode aanneemt: cost per hire = (externe kosten + interne kosten) / aantal aannames. SHRM noemt als kostenposten onder meer bureaufees, advertenties en vacaturesites, doorverwijsbonussen, reis- en verhuiskosten, salaris en voorwaarden van recruiters en de kosten van recruitmentsystemen.

Hoe gebruik je die benchmarks?

Gebruik benchmarks als controle, niet als doel. De cijfers hierboven komen uit verschillende landen, jaren, doelgroepen en definities. Het Nederlandse cijfer van Intelligence Group en RecBi gaat over recruitmentbureaus; de cijfers van SHRM over Amerikaanse werkgevers. Een ziekenhuis dat IC-verpleegkundigen zoekt en een scale-up die junior salesmedewerkers werft, hebben nooit hetzelfde realistische doel.

De bruikbaarste benchmark is je eigen historie. Meet per vacaturetype, senioriteit en bron, en vergelijk kwartaal op kwartaal. Verandert een cijfer, dan weet je dat je proces veranderde en niet de definitie.

Hoe meet je time to hire betrouwbaar?

De data staat bij de meeste teams al in het ATS. Het probleem is meestal dat datums ontbreken of te laat worden ingevoerd: een gesourcete kandidaat komt pas in het ATS als hij reageert, of een acceptatie wordt een week na het telefoontje vastgelegd. Los dat eerst op, voordat je conclusies trekt.

• Leg de startdatum per bron vast. Voor sollicitanten de sollicitatiedatum. Voor gesourcete kandidaten de datum van het eerste bericht, niet van hun reactie.
• Geef elke fase een tijdstempel. Gescreend, eerste gesprek, tweede gesprek, aanbod verstuurd, aanbod geaccepteerd.
• Rapporteer ook de mediaan. Eén vacature die maanden openstaat, trekt het gemiddelde scheef.
• Splits op vacaturetype en bron. Een totaalcijfer verbergt waar de vertraging echt zit.
• Meet de fases, niet alleen het totaal. Het totaal vertelt dat er een probleem is; de fases vertellen waar.

Hoe verkort je de time to hire?

De meeste vertraging is wachten, geen werken. Een cv ligt in een wachtrij, feedback komt drie dagen na het gesprek, de agenda van de hiring manager zit een week vol. De snelste winst haal je door die wachttijd weg te nemen.

• Spreek de criteria vooraf af. Een intake die harde eisen scheidt van wensen voorkomt rondes van "net niet wat we bedoelden".
• Spreek feedbacktermijnen af. Bijvoorbeeld feedback binnen een werkdag na elk gesprek.
• Reserveer gespreksmomenten vooraf. Blok tijd in de agenda van de hiring manager zodra de vacature opengaat.
• Schrap rondes die niets toevoegen. Twee gesprekken die hetzelfde toetsen kosten een week en leveren weinig op.
• Houd kandidaten warm. Elke stille week vergroot de kans dat ze elders ja zeggen.
• Laat kandidaten zelf inplannen. Dat scheelt dagen heen-en-weer mailen.

Hoe verlaag je cost per hire zonder in te leveren op kwaliteit?

Cost per hire daalt op twee manieren: meer aannames voor hetzelfde geld, of minder geld voor dezelfde aannames. Blind bezuinigen, bijvoorbeeld door voor elke functie te stoppen met bureaus, verschuift de kosten vaak naar interne uren en maakt de time to fill langer. Kijk eerst naar de kostenverdeling en vraag je af welke posten echt resultaat opleveren.

In een verdeling zoals in het rekenvoorbeeld is interne sourcingcapaciteit, met de licenties die daarbij horen, vaak de grootste post. Kost zoeken, screenen en de eerste outreach minder recruitertijd, dan kan hetzelfde team meer vacatures aan zonder extra seats of sourcers. Onze besparingscalculator schat met indicatieve aannames wat dat betekent voor je seat- en FTE-kosten. In de gids over recruitment automatisering lees je welke delen je eerst automatiseert. Voor bureaus geldt dezelfde logica per plaatsing; zie AIcruiters voor recruitmentbureaus.